Tutanak formu doldururken nelere dikkat etmeliyim?

Bir olay olduğunda tutanak, gerçeği ortaya koyan en önemli belgedir. Peki, eksiksiz ve doğru bir tutanak nasıl hazırlanır? İşte gözden kaçırmaman gereken noktalar:

Olayın Temel Bilgilerini Net Bir Şekilde Yaz
• Olay nerede oldu? (Zorunlu)
• Nasıl oldu? (Zorunlu)
• Niçin oldu? (Zorunlu)
• Hangi tarihte oldu? (Zorunlu)
• Hangi saatte oldu? (Biliniyorsa eklenmeli)
• Ne zaman haberdar olundu? (Zorunlu)

Kimler, Kimlerle? Tüm İlgilileri Belirt
• Olayı kim ya da kimler gerçekleştirdi? (Zorunlu)
• Olayı kim ya da kimler fark etti? (Biliniyorsa eklenmeli)
• Olaya kimler müdahale etti? (Zorunlu)
• Müdahale edenlerin isimleri ya da sicil numaraları (Zorunlu)

Olay Anında Gözlemlediklerin Önemlidir
• Müdahale sırasında ortamda neler dikkat çekti? (Zorunlu)
• Kurum eşyalarında bir zarar ya da eksiklik var mı? (Varsa yazılmalı)
• Şahısların eşyalarında bir eksiklik ya da zarar var mı? (Varsa eklenmeli)
• Şahıslarda fark edilen bir anormallik oldu mu? (Sersemlik, yaralanma, bayılma vb.) (Varsa yazılmalı)

Konuşmalar ve Fiziksel Durumlar Kayıt Altında Olsun
• Müdahale sırasında yapılan görüşmelerde tehdit, hakaret gibi önemli ayrıntılar oldu mu? (Varsa belirt)
• Müdahalede bulunan personel, fiziksel bir zarar gördü mü? (Varsa eklenmeli)

Olaydan Sonra Ne Yapıldı, Mutlaka Yaz
• Şahıslar revire ya da hastaneye gönderildi mi? (Varsa belirtilmeli)
• Şahısların odaları değiştirildi mi? (Varsa eklenmeli)

Tutanak, olayın izinin sürülmesini sağlayan bir kayıt defteri gibidir. O yüzden, gördüğün, duyduğun ne varsa açık, net ve anlaşılır şekilde yazmak işleri kolaylaştırır.

Dikkatlice ve olduğu gibi yazmak her zaman en doğrusudur.